先把样品的任务写清楚
客户说“先寄两件看看”，采购、仓库和单证团队理解的可能并不是同一件事。先确认样品用来检查颜色、尺寸、功能，还是确认最终包装。记录样品编号、规格、批次、数量和照片，并写清谁确认、用什么方式确认。若客户需要在大货出运前签字，不要把样品签收当成规格批准。
保留一份双方都能识别的确认记录
例如，客户确认的是 A02 版本、米白色、带内衬包装；大货装箱时，仓库核对的应是这三个具体条件，而不是聊天记录里的“可以”。有修改时，保留旧版，明确新版从哪一批生效。
两票货分别建档，再用订单号关联
样品票与大货票各自记录实际件数、包装方式、发货地址、收件信息、物流单号和负责人。商业资料以对应票货的实物及适用要求为准；不把样品数据原样复制到大货资料，也不把大货数量填进样品箱单。需要核对字段时，可参考商业发票与装箱单核对清单。
两票可用同一个采购订单号关联，但加不同后缀，例如 PO-406-S 与 PO-406-B。对照表另记样品是否包含在订单数量内。若约定大货仍发满 200 件，样品先发 2 件不能被仓库自动理解为余量 198 件；反之，若样品属于 200 件中的一部分，应将剩余量明确写成 198 件。
大货交接前，处理好样品反馈
把反馈拆成“已批准”“必须改”“仍待确认”。对必须改的项目，给出新规格、确认人和复核方式。例如，若客户要求改外箱标签，可让仓库先打印并拍摄一张确认版，再批量贴标。提前确定谁有权放行；收到含糊的反馈时，由订单负责人确认，不让仓库自行猜测。
发货前执行清单
- 样品实物、照片和客户确认对应同一版本。
- 已明确样品数量是否计入订单及大货剩余数量。
- 两票的收件地址、单证和物流编号分别维护。
- 包装、标签与规格改动已同步到生产和仓库。
- 客户尚未批准时，已明确大货能否放行及由谁决定。
- 通知收件方两票货各自的识别信息，并保留交接记录。
样品与大货送往不同地址怎么办？
分别取得两套书面收货指示，不沿用样品票的默认地址。样品可能交给采购，大货可能送仓；变更时同时检查标签、发货指示和通知对象。与华瀚物流沟通时，可把两票资料一起提供，但逐票标明货物和交付要求。
图库示意，非华瀚现场：Tiger Lily / Pexels · Pexels License
